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  • 17 juin 2022

3 conseils concernant la gestion du temps

En coaching, j’entends régulièrement les mêmes plaintes : je n’ai plus de temps pour moi, je me bats contre le temps, je vie en mode « pompier » …

Si tu as l’impression que ton temps te passe entre les doigts, alors cette page est faite pour toi. Ici tu vas découvrir comment récupérer des heures de temps libre grâce à quelques astuces très simples, comme la rétrospective, les gros cailloux ou le règle de 3.

Tout d’abord il faut comprendre les 3 grandes vérités de la gestion du temps.

 

Vérité 1 : Être occupé est un prétexte

En 2014, Timothy Wilson a mené une expérience pour tester à quel point l’ennui est désagréable pour l’humain.  Il demandait aux participants de patienter dans une salle d’attente pendant 30 minutes sans RIEN faire !

La seule option : appuyer sur le bouton d’une machine pour recevoir un choc électrique… Sur 18 hommes, 12 ont fini par s’administrer au moins une décharge avant un quart d’heure.

Notre cerveau déteste le vide au point de le combler par quelque chose de douloureux. Il déteste l’absence de stimuli.

Et c’est la même chose pour ta gestion du temps !

 

Être débordé est une manière de nous protéger de l’ennui. 

Si tu réussis à finir ton travail plus tôt que prévu, tu risques de ne pas savoir quoi faire… donc de t’ennuyer.

Le travail que tu t’ajoutes volontairement (mais inconsciemment) est une manière de te distraire de la réalité. 

En réalité, être occupé dégage de la dopamine dans ton cerveau, le neurotransmetteur du “toujours plus”. 

 

C’est pour ça que nous pouvons devenir complètement accro au travail.

Nous pouvons devenir accro à l’occupation sans savoir si ce que nous faisons est vraiment efficace…

  

En outre, nous préférons avoir bonne conscience plutôt que de se poser les questions qui font mal.

Si tu n’arrives pas à terminer ce dossier à temps, mais que tu es sorti du boulot tous les jours après 19h30, c’est que tu as tout fait pour y arriver… ce n’est donc PAS ta FAUTE, n'est-ce pas ?  Tu as été débordé donc tu n’aurais juste rien pu faire de plus…

 

C’est en fait souvent un prétexte pour se protéger !

Nous préférons “être occupé” plutôt que de regarder la réalité en face : est-ce que l’action que je suis en train de faire est vraiment celle qui a le plus d’impact pour mes résultats ?

 

Nous préférons “être occupé” plutôt que de nous décevoir ou décevoir les autres. 

Au moins, nous avons l’excuse que nous avons tout fait pour y arriver.

 

Fondamentalement, est-ce que tu es convaincu que TOUTES les actions que tu fais durant ta journée sont toutes aussi importantes ? Produisent-elles toutes les mêmes résultats ?

 

Vérité 2: la loi du 80/20 

Dans beaucoup de Pays dans le monde, nous valorisons les “longues journées de travail”. 

Nous avons tous appris depuis tout petits que nos parents partent le matin pour le travail, et reviennent tard en fin de journée.  C’est donc normal de considérer qu’une bonne journée productive est une journée de 9h à 18h minimum … sinon tu n’es qu’un fainéant.

 

Cependant, de nos jours, crois-tu encore que ta productivité est directement proportionnelle au temps que tu passes à travailler ? 

Tu connais sûrement la loi de Pareto, aussi connue sous le nom de principe des 80/20.  Ce principe dit que 80% des effets sont provoqués par 20% des causes. Et donc, dans la gestion de ton temps, 80% des résultats au travail vient de 20% de tes actions

 

Dans certains cas, ce ratio se rapproche même plus de 90/10 ou même 95/5. 

Voici 2 questions que tu dois te poser : 

  1. Quelles sont les 20% de tes actions à l’origine de 80% de tes résultats ? 
  2. Quelles sont les 20% de tes tâches qui représentent 80% de tes problèmes ? 

J’ai récemment passé une journée entière à analyser mes tâches quotidiennes et leurs conséquences. 

Et j’ai pu constater à quel point le traitement des emails pouvait me prendre un temps dingue pour peu de résultats. J’ai décidé de compresser ce temps par 2.

 

Tu pourrais penser que ce n’est pas possible : 

  • “L’équipe ne va pas pouvoir continuer si je ne réponds pas” 
  • “Quid si tout le monde est à côté de la plaque à cause de mon absence de réponse ?”
  • “Quid s’ils avancent sans moi, peut-être qu’ils se rendront compte que je ne suis pas assez utile sur le projet” 
  • “Ils vont me considérer comme fainéant si je réponds une fois tous les 3 jours” 

 

Qu’est-ce qui va vraiment se passer si tu divises ton temps de traitement d’emails par 2 ?

  • Cela me laisse plus de temps pour avancer sur des projets. 
  •  Et : mes e-mails étaient un peu moins bien traités qu’avant (logique). 

Mais j’ai pu créer bien plus de valeur pour ma société. Même si mes e-mails sont moins bien traités, j’ai beaucoup mieux avancé dans mes projets. 

 

Ce qui est, bien sûr, beaucoup plus important. 

C’est ça le principe 80/20 : Il s’agit d’identifier quelles actions sont porteuses de résultats (les gros cailloux) et celles qui prennent du temps mais ne créent que très peu de résultats (les petits cailloux et le sable).

 

Si tu te concentres trop sur le sable et les petits cailloux, tu te transformes en hamster qui court frénétiquement dans sa roue.  Tu ne peux pas donner autant d’importance à toutes les tâches. Ce qui veut dire que :

 

Vérité 3 : tu ne peux juste pas tout faire

Je sais que tu as envie de faire plein de choses.

  • Tu as peut-être envie de lancer ce nouveau projet de side business, 
  • de dire oui à ton manager pour augmenter tes chances d’une promotion.
  • de dire oui à ton/ta conjoint.e pour le weekend en amoureux. 
  • Tu as envie de dire oui à tes enfants pour les conduire au foot.
  • Et tu veux dire oui à ton ami.e qui te demande de l’aider pour un déménagement. 

Mais tu ne peux juste pas tout faire : tu dois savoir dire « non » ou tuer des activités pour donner vie à d’autres

 

Ok mais concrètement ?  

Comment savoir ce que tu veux vraiment ? Comment reconnaître les activités à effet levier ? 

 

Avoir une conscience de toi poussée : Quelles sont tes valeurs ? Vers où veux-tu aller ? Quels plans de ta vie veux-tu développer ? quels sont tes objectifs ?

Identifier les activités à haute valeur (gros cailloux) : Quelles sont les activités qui te créent vraiment de la valeur ? Quel genre de valeur veux-tu vraiment créer ? Quelles sont celles qui n’en créent pas ? Combien de temps veux-tu passer à ces activités ? 

Avoir le courage de travailler sur les activités importantes mais moins urgentes (gros cailloux) plutôt que celles urgentes et non-importantes (petits cailloux et sable) : Es-tu capable d’oser décevoir certaines personnes de ton entourage ? Sais-tu dire « non » ? Sais-tu planifier tes semaines en fonction de tes valeurs ?